Zo gaan wij met jouw gegevens om.

1. Wie wij zijn

SMARTWORLD (met de producten SMARTscope, Offertemaat en Ondernemer) is een handelsactiviteit van S.A.A.I., gevestigd in Leidschendam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75059703. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens zoals beschreven op deze pagina. Vragen? Mail saaibv@gmail.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer je een aanvraag doet (voor een SMARTscope of een offerte), vragen we je om:

• Contactgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer;
• Locatiegegevens — adres, postcode en plaats van de verbouwing;
• Projectinformatie — wat je wilt verbouwen, je wensen en bijzonderheden;
• Uploads — foto’s van je woning en, als je die meestuurt, plattegronden of documenten.

Doe je een betaling, dan verwerkt onze betaalpartner Stripe je betaalgegevens (zie punt 5). Mail je met ons, dan bewaren we die e-mailwisseling bij je aanvraag.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

• om je aanvraag te beoordelen en je een vaste prijs te kunnen geven;
• om je SMARTscope of offerte te maken en te leveren;
• om contact met je op te nemen over je aanvraag of vragen te beantwoorden;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze administratieplicht.

De grondslag daarvoor is de overeenkomst die we met je aangaan (of de aanloop daarnaartoe), en voor de administratie onze wettelijke plicht. We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen: beslissingen over prijs en inhoud worden altijd door een mens genomen.

4. Digitale hulpmiddelen

Bij ons werken digitale collega’s mee: zij helpen aanvragen lezen, ordenen en voorbereiden. Daarvoor gebruiken wij AI-technologie van gespecialiseerde partners. Jouw aanvraag (tekst en foto’s) kan daarbij door die systemen worden verwerkt — uitsluitend om jouw aanvraag te begrijpen en voor te bereiden, en altijd onder menselijke controle. Onze partners mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

5. Betalingen via Stripe

Online betalen verloopt via Stripe, een van de grootste en best beveiligde betaalverwerkers ter wereld. Je betaalkaart- of bankgegevens voer je rechtstreeks bij Stripe in; wij zien en bewaren die gegevens nooit. Wij ontvangen alleen de bevestiging dat er betaald is. Op de verwerking door Stripe is het privacybeleid van Stripe van toepassing.

6. SOOF Money — bankrekeninginformatie

SOOF is de digitale assistent van S.A.A.I. Met SOOF Money gebruiken wij rekeninginformatie uit onze eigen financiële omgeving voor onze administratie en financiële ondersteuning. SOOF Money wordt op dit moment uitsluitend voor onze eigen omgeving gebruikt en is nog geen dienst voor derden.

SOOF Money krijgt uitsluitend toegang tot rekeninginformatie waarvoor de rekeninghouder zelf toestemming heeft gegeven.

SOOF Money leest uitsluitend rekeninginformatie, zoals rekeningen, saldi en transacties, met de daarbij behorende gegevens zoals bedrag, datum, omschrijving en tegenpartij voor zover de bank of rekeninginformatiedienstverlener die levert.

SOOF Money is alleen-lezen. Het kan geen betaling initiëren of uitvoeren, geen overschrijving doen, geen geld verplaatsen en niets op een bankrekening wijzigen.

Voor de verbinding met banken gebruiken wij Enable Banking Oy als externe open-banking/rekeninginformatiedienstverlener. Enable Banking verwerkt rekeninginformatie voor het tot stand brengen en uitvoeren van de rekeninginformatiedienst. Voor die verwerking gelden ook de privacyvoorwaarden van Enable Banking.

De rekeninghouder geeft zelf toestemming bij de bank. Die toestemming is tijdelijk, kan per bank verschillen en kan worden ingetrokken of periodiek opnieuw bevestigd moeten worden. Zonder geldige toestemming kan SOOF Money geen nieuwe rekeninginformatie ophalen.

Wij gebruiken de informatie voor onze eigen financiële administratie en ondersteuning. Wij gebruiken deze informatie niet voor reclame en verkopen de rekeninginformatie niet aan anderen.

SOOF Money legt de ontvangen rekeninginformatie en de herkomst daarvan vast, zodat wij kunnen nagaan welke informatie op welk moment via de bankkoppeling is ontvangen.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verwerken en voor zover wettelijke administratie- en bewaarplichten dat vereisen.

Voor rechten met betrekking tot persoonsgegevens en contact gelden de overige bepalingen van deze privacyverklaring.

7. Berichten via WhatsApp

Stuur je ons een bericht via ons zakelijke WhatsApp-nummer, dan loopt dat bericht via het WhatsApp Business Platform van Meta Platforms Ireland Limited. Meta levert het bericht bij ons af en verwerkt het daarvoor. Op die verwerking is het privacybeleid van WhatsApp van toepassing.

Wat wij daarbij ontvangen en bewaren:

• je telefoonnummer en de profielnaam die je zelf in WhatsApp hebt ingesteld;
• de inhoud van je bericht en de bijlagen die je meestuurt;
• het tijdstip van het bericht en het technische berichtkenmerk van WhatsApp.

We gebruiken die berichten voor dezelfde doelen als bij punt 3: je vraag beantwoorden en je aanvraag voorbereiden. We bewaren ze bij je aanvraag, met dezelfde bewaartermijnen als bij punt 10. Via WhatsApp sturen wij geen automatische en geen commerciële berichten; een antwoord van ons is altijd een antwoord van een mens.

8. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om ons werk te doen:

• Stripe — voor betalingen;
• onze hosting- en e-mailleveranciers — voor de website, de applicatie en ons mailverkeer;
• onze AI-technologiepartners — zoals beschreven bij punt 4;
• Meta Platforms Ireland Limited — alleen als je ons via WhatsApp bericht (zie punt 7);
• Google — alleen als je als aannemer je eigen Gmail koppelt aan Offertemaat; Google verstuurt dan de berichten die jij in Offertemaat verstuurt (zie punt 13);
• instanties — alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Met leveranciers die gegevens voor ons verwerken maken we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

9. Cookies

Onze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken — bijvoorbeeld voor beveiliging en het onthouden van je taalkeuze. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en volgen je niet over andere websites. Mocht dat ooit veranderen (bijvoorbeeld door privacyvriendelijke bezoekersstatistieken), dan lees je dat eerst hier.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvraag zonder opdracht: maximaal 12 maanden na ons laatste contact — dan verwijderen we je gegevens;
• Betaalde opdracht: je SMARTscope en het bijbehorende dossier bewaren we zolang jij toegang tot je document wilt houden;
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, omdat de Belastingdienst dat van ons vraagt;
• Gmail-koppeling: het toegangstoken van Google wissen we direct bij ontkoppelen; het gekoppelde e-mailadres en de verzendbewijzen bewaren we bij je aanvraag, met de termijnen hierboven.

11. Jouw rechten

Je mag ons altijd vragen om:

• inzage — welke gegevens hebben jullie van mij?
• correctie — er klopt iets niet, pas het aan;
• verwijdering — wis mijn gegevens (behalve wat we wettelijk moeten bewaren);
• beperking of bezwaar — stop (tijdelijk) met het gebruik van mijn gegevens;
• overdracht — geef mij mijn gegevens mee in een bruikbaar bestand.

Eén mail naar saaibv@gmail.com is genoeg; we reageren binnen een maand. Wil je alleen weten hoe je je gegevens laat wissen, dan staat dat stap voor stap op gegevens verwijderen. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens — maar we horen het natuurlijk liever eerst zelf.

12. Beveiliging en wijzigingen

We beveiligen je gegevens met versleutelde verbindingen en beperkte toegang: alleen wie er voor jouw aanvraag mee moet werken, kan erbij. Wijzigt deze verklaring, dan zetten we de nieuwe versie met datum op deze pagina.

13. Je Gmail koppelen aan Offertemaat

Als aannemer kun je in Offertemaat onder Instellingen je eigen Gmail-adres koppelen. Offertemaat verstuurt de mails aan jouw klanten dan vanaf jouw eigen adres. Je geeft daarvoor bij Google toestemming voor:

• je e-mailadres en Google-account (openid en e-mail) — zodat Google bevestigt welk adres je koppelt; dat adres wordt de afzender van je klantmails;
• e-mail namens jou verzenden (gmail.send) — uitsluitend om berichten te versturen.

Offertemaat kan je mailbox niet lezen, doorzoeken, wijzigen of verwijderen; dat recht vragen we niet. Geeft Google meer rechten dan deze, dan weigert Offertemaat de koppeling.

We versturen alleen berichten die jij in Offertemaat in gang zet: de mail met je offerte aan je klant, jouw antwoord op een vraag of wijzigingsverzoek van je klant, en de bevestiging aan je klant na een akkoord.

We bewaren je Google-account-id, het door Google bevestigde e-mailadres, je weergavenaam, de verleende rechten en een toegangstoken van Google. Dat token is versleuteld opgeslagen, alleen bruikbaar voor jouw Offertemaat-account en komt nooit in logboeken. Per verstuurd bericht bewaren we het berichtkenmerk dat Google teruggeeft, als bewijs van verzending. Hoe lang, staat bij punt 10.

We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame en delen ze niet met anderen, behalve als dat nodig is om deze functie te leveren, voor beveiliging of omdat de wet het vereist. Medewerkers lezen ze niet, tenzij jij daar toestemming voor geeft, het nodig is voor beveiliging of de wet het vereist. We gebruiken gegevens uit Google-API’s niet om algemene AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen.

Het gebruik door Offertemaat van informatie die we van Google-API’s ontvangen, en de overdracht daarvan naar een andere app, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use).

Offertemaat’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Stoppen kan altijd: kies onder Instellingen Ontkoppelen. Offertemaat trekt de toestemming dan bij Google in en wist het token direct; daarna versturen we niets meer vanaf jouw adres. Je kunt de toegang ook intrekken via je Google-accountrechten.